Построение системы коммуникаций на базе MS Office 365 в логистической компании Silmar Spb

silmar-150x150

Заказчик

Компания «Силмар Спб» оказывает полный комплекс логистических услуг, включающий в себя: таможенное оформление, транспортную логистику, сертификацию, страхование грузов, консультационные услуги.

«Силмар» имеет развитую сеть представительств в Китае, Испании и Италии. Центральный офис находится в Санкт-Петербурге.

Задачи проекта

С активным ростом бизнеса и выходом компании на заграничные рынки, компания начала сталкиваться с техническими сложностями, вызванных возросшими нагрузками на ИТ-инфраструктуру. Все эти проблемы негативно отражались на оперативности бизнес-процессов и тормозили развитие компании.

  • Перебои связи между центральным и китайским офисом: российский IP-адрес постоянно попадал в black-list и китайский офис не мог получить доступ к серверу.
  • Перегрузка почтового сервера из-за чего отправка «тяжелых» писем происходила с опозданием и без должной синхронизации на различных устройствах. Из-за нехватки дискового пространства отправка электронных писем могла затягиваться часами.
  • На администрирование используемого в компании ПО уходило очень много времени.
  • Необходимость регулярного копирования данных для обеспечения их сохранности.

Решение

При подборе наиболее подходящего для «Силмар» решения, технические специалисты «Софт менеджмент» учли все пожелания по функциональности, приняли во внимание сложившуюся ИТ-инфраструктуру и корпоративные политики:

  • стоимость не должна была превышать затраты на аренду канала и места в дата-центре;
  • стабильная работа нового продукта на разных мобильных платформах;
  • требовалась гибридная инфраструктура с единой точкой входа для упрощения работы сотрудников, которым приходилось запоминать множество паролей для доступа к разным сервисам;
  • удобный удаленный доступ к данным с возможностью совместной работы над документами разным подразделениям компании.

В итоге заказчику было предложено перейти на «облачный» Office 365.
В течение короткого срока было полностью развернуто новое программное обеспечение и внедрен Exchange Online. Почта была перенесена в «облако», что позволило отказаться от услуг коммерческого дата-центра.

Итоги

После внедрения Office 365 «Силмар» удалось устранить практически все обозначенные технические проблемы, был ускорен процесс взаимодействия между отделами и удаленными офисами, а сотрудники получили удобный инструмент для совместной работы с документами.

Кирилл Ященко, IT-директор ООО «Силмар Спб»

После внедрения Office 365 нам удалось устранить практически все существовавшие ранее проблемы, а также оптимизировать работу в офисе. После внедрения решения, полностью выполняющего поставленные перед ним задачи, мы получили широкий функционал Office 365 практически за те же деньги, что и при аренде дата-центра.

Процесс лицензирования программного обеспечения, а также добавления новых пользователей и устройств был значительно упрощен. Тепрь для создания нового рабочего места для сотрудника администратору «Силмар» достаточно зайти на портал управления Office 365 под своей учетной записью и добавить еще одну лицензию. Сотрудник моментально получит на свой компьютер почту, офисный пакет и Lync для внутреннего общения с коллегами.

Наличие в Office 365 своего почтового протокола решило проблему с недостаточной синхронизацией писем. Кроме того, помимо почтовых отправлений, новое решение позволяет синхронизировать задачи и контакты.

За счет внедрения службы Exchange Online и отказа от аренды места в дата-центре удалось значительно сократить накладные расходы.

Благодаря SharePoint повысилась эффективность взаимодействия между различными отделами организации, у которых появилась возможность одновременного редактирования документов. Теперь при работе над договором или коммерческим предложением сотрудники могут одновременно работать с разными его частями. Это избавило всех от необходимости постоянно пересылать файлы друг другу.

До нового внедрения IT-специалисты «Силмар» сами поддерживали свой почтовый сервер, на что уходило очень много времени. Теперь эти задачи были переданы Microsoft, что позволило IT-отделу переключиться на более важные задачи. Все перебои со связью с филиалами были решены.